Politique de confidentialité

Portée et engagement

Cette politique s’applique aux visiteurs de notre site, à nos clients actuels et potentiels, aux représentants de cliniques et fournisseurs, ainsi qu’aux personnes qui participent à une production réalisée par Dualo Média. Elle vise les renseignements recueillis en ligne, par courriel, par téléphone, pendant une rencontre ou sur les lieux d’un tournage.

Un renseignement personnel est une information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les renseignements rendus anonymes de façon irréversible ne sont plus considérés comme des renseignements personnels.

Nous appliquons les principes de nécessité, de transparence, de limitation des accès et de conservation responsable. Nous ne recueillons que les renseignements raisonnablement nécessaires à nos activités et aux fins communiquées.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Dualo Média a désigné une personne responsable de veiller au respect de la présente politique, de répondre aux demandes d’accès ou de rectification et de traiter les questions ou plaintes relatives à la vie privée.

Renseignements que nous recueillons

Selon votre relation avec nous, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

Nous vous demandons de ne pas nous transmettre de renseignements médicaux, de dossiers de patients ou d’autres renseignements sensibles qui ne sont pas indispensables au mandat. Lorsqu’une production implique des patients, la clinique demeure responsable d’obtenir les consentements appropriés et de limiter la divulgation d’informations cliniques.

Comment les renseignements sont recueillis

Nous recueillons principalement des renseignements directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, nous écrivez, planifiez un appel, demandez une soumission, signez un contrat, participez à une production ou transmettez des fichiers.

Certains renseignements peuvent aussi provenir de votre employeur ou de la clinique que vous représentez, d’un collaborateur autorisé, de plateformes professionnelles accessibles au public ou, pour les données techniques, de votre navigateur et des technologies utilisées sur notre site.

Renseignements fournis par des tiers

Si vous nous transmettez les renseignements d’une autre personne, vous confirmez être autorisé à le faire et vous engagez à l’informer de l’utilisation prévue. Nous pouvons vérifier cette autorisation lorsque le contexte l’exige.

Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées et légitimes, notamment pour :

• répondre à vos demandes et vous proposer un plan de contenu adapté;
• préparer une soumission, conclure et exécuter un contrat;
• planifier les tournages, coordonner les participants et livrer les contenus;
• communiquer au sujet des échéanciers, révisions et approbations;
• traiter les paiements, tenir nos dossiers et respecter nos obligations fiscales;
• assurer le fonctionnement, la sécurité et l’amélioration de notre site;
• prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• transmettre, avec votre consentement lorsque requis, des offres pertinentes;
• établir, exercer ou défendre une réclamation et respecter la loi.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas à des fins incompatibles avec celles décrites sans vous en informer ou obtenir un nouveau consentement lorsque la loi l’exige.

Consentement et retrait

Lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements, vous consentez à ce qu’ils soient traités aux fins expliquées au moment de la collecte et dans la présente politique. La forme du consentement peut varier selon la nature des renseignements et leur niveau de sensibilité.

Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation facultative en nous écrivant. Le retrait ne s’applique pas rétroactivement et peut limiter notre capacité à fournir un service lorsqu’un renseignement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou au respect d’une obligation légale.

Vous pouvez vous désabonner de nos communications promotionnelles au moyen du lien prévu ou en nous contactant. Nous pourrons néanmoins continuer de vous envoyer des messages administratifs essentiels liés à un mandat en cours.

Communication à des fournisseurs et autres tiers

Nous pouvons confier certaines opérations à des fournisseurs qui agissent pour notre compte, par exemple des services d’hébergement, de stockage infonuagique, de transfert de fichiers, de paiement, de comptabilité, de réservation, d’envoi de courriels ou d’analyse Web. Ils ne reçoivent que les renseignements nécessaires à leur mandat et doivent les protéger.

Nous pouvons également communiquer des renseignements :

• à des collaborateurs de production autorisés, lorsque nécessaire au mandat;
• à des conseillers professionnels soumis à une obligation de confidentialité;
• à une autorité publique lorsque la loi, une ordonnance ou une procédure valide l’exige;
• dans le cadre d’une réorganisation, vente ou fusion, sous réserve de protections appropriées;
• avec votre consentement exprès, pour toute autre situation.

Traitement hors Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Ils peuvent alors être assujettis aux lois du territoire concerné. Avant un transfert, nous évaluons les facteurs pertinents et mettons en place des mesures contractuelles et organisationnelles adaptées.

Images, voix, témoignages et portfolio

Les photos, vidéos et enregistrements produits pour un client sont utilisés conformément au contrat et aux autorisations applicables. Nous ne publions pas l’image, la voix ou le témoignage identifiable d’une personne dans notre portfolio ou nos communications promotionnelles sans une autorisation valable ou une autre base permise par la loi.

Une personne filmée peut communiquer avec la clinique organisatrice ou avec nous pour poser une question au sujet de son autorisation. Toute demande sera évaluée selon le consentement signé, les engagements contractuels, les usages déjà réalisés et les obligations légales applicables.

Les clients sont responsables de s’assurer que les personnes présentes sur leurs lieux, y compris les patients et membres de l’équipe, ont reçu l’information pertinente et signé les autorisations requises avant le tournage.

Témoins, mesure d’audience et préférences

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier enregistré sur votre appareil. Les témoins essentiels permettent le fonctionnement et la sécurité du site. D’autres technologies peuvent nous aider à comprendre, de manière agrégée, les pages consultées, les sources de trafic et la performance du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les témoins. Certaines fonctions pourraient alors ne pas fonctionner comme prévu. Les paramètres « Ne pas me suivre » ne sont pas interprétés de façon uniforme par tous les services.

Conservation, sécurité et incidents

Nous conservons les renseignements pendant la durée nécessaire aux fins décrites, à l’exécution de nos engagements, à la protection de nos droits et au respect des délais légaux. À la fin de cette période, ils sont détruits, supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire.

Nos mesures de protection peuvent comprendre des contrôles d’accès, l’authentification, des sauvegardes, le chiffrement offert par nos fournisseurs, la limitation des téléchargements, des clauses de confidentialité et la sensibilisation des collaborateurs. Les accès sont accordés selon les responsabilités et retirés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement exempte de risque. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque et avisons les personnes et autorités concernées lorsque requis.

Vos droits et vos choix

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et y avoir accès;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement pour une utilisation facultative;
• la cessation de la diffusion ou la désindexation dans les cas prévus par la loi;
• des précisions sur l’utilisation et les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements;
• la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque ce droit s’applique.

Pour protéger votre vie privée, nous pouvons demander une preuve d’identité raisonnable. Nous répondrons dans les délais applicables. Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous expliquerons les motifs et les recours disponibles, sauf restriction légale.

Personnes mineures

Notre site et nos services ne s’adressent pas directement aux enfants. Une clinique qui souhaite inclure une personne mineure dans une production doit obtenir les autorisations appropriées du parent ou tuteur et nous en aviser avant l’enregistrement.

Questions, plaintes et mises à jour

Pour exercer un droit, poser une question ou formuler une plainte, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Décrivez suffisamment votre demande pour nous permettre de la traiter efficacement.

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales. La version à jour est publiée sur cette page avec sa date d’entrée en vigueur. En cas de changement important, un avis supplémentaire pourra être fourni.